Kehadiran mesin-mesin fotokopi di lingkungan institusi-institusi pendidikan terbukti mampu memberikan konstribusi besar bagi terpenuhinya kebutuhan atas suatu proses layan dokumen yang semakin hari semakin beragam. Mesin fotokopi yang kemarin masih dipahami sebagai mesin yang hanya bisa menggandakan dokumen, kini dengan hadirnya mesin-mesin fotokopi digital, kalangan penggunanya tidak lagi perlu khawatir jika akan mencetak langsung (print), memindai (scan) dan bahkan mengirimkan dokumen-dokumennya langsung ke suatu jaringan data lokal maupun internet. Tidak mengherankan pula jika dewasa ini kita menjadi akrab dengan istillah-istilah seperti "perpustakaan digital," guru atau dosen yang memberikan materi lewat "blog" termasuk melakukan bimbingan skripsi lewat "e-mail." Dokumen-dokumen yang sifatnya "soft copy" sudah bukan hal yang asing lagi bagi kalangan pendidikan Indonesia era kini. Hal ini sekiranya dapat dipahami karena tidak selamanya proses menggandakan dan mengamankan suatu dokumen secara terus-menerus hanya ke dalam suatu media yang biasa kita sebut kertas.
Sehubungan dengan fenomena di atas, mesin fotokopi digital juga mampu memberikan kontribusi dalam hal penyediaan "soft copy" dari suatu dokumen asli yang telah melewati proses pemindaian hingga kertas berukuran A3 ke dalam suatu format PDF atau TIFF, yakni suatu format dokumen yang memiliki tingkat keamanan data tertentu (baca: terenkripsi). Apabila dokumen yang telah terenkripsi tersebut akan digandakan dan dirubah bentuk ke dalam "hard copy", maka pengguna cukup memanggilnya dari memori mesin fotokopi untuk kemudian dicetak dan digandakan sesuai kebutuhan.
Tampak dari ulasan di atas, bahwa mesin fotokopi penting bagi institusi pendidikan karena dapat memberikan beberapa benefit dalam hal:
- manajemen dokumen, dengan mesin fotokopi digital pengguna tidak perlu lagi mengurutkan hasil kopian dari suatu bentuk laporan/makalah secara satu-persatu dan per halaman, karena mesin fotokopi digital mampu mengurutkan dan menata dengan sendirinya dan pengguna tinggal men-staples (jika tanpa finisher/sorter).
- manajemen biaya, tidak ada lagi kertas yang terbuang karena dokumen yang akan dicetak dapat diatur lebih dulu dengan fasilitas 'scan' dan 'preview' atau juga dapat diatur dan diedit lebih dulu dengan komputer yang sudah terkoneksi
- manajemen waktu, tidak harus membuang waktu ke luar lingkungan sekolah atau kampus sekedar untuk menggandakan dokumen. Mencetak dan memindai gambar tidak lagi lama karena mesin fotokopi digital berteknologi laser yang cepat kering.
- keamanan dokumen, mesin fotokopi dapat diberi password untuk bisa beroperasi dan hasil fotokopian yang tersimpan juga jauh lebih terenkripsi.
Penghematan waktu dan biaya serta keamanan data merupakan bagian dari kepraktisan atas tersedianya sebuah mesin fotokopi digital dalam lingkungan institusi pendidikan. Beberapa kebutuhan lain jika suatu dokumen tersebut memang akan diwujudkan ke dalam bentuk "hard copy" maka tentunya dari pengguna setidaknya menghitung-hitung lebih dulu berapa rata-rata jumlah rim kertas yang dikeluarkan dalam tiap harinya, apabila dalam tiap harinya sudah sampai 2 rim kertas, maka perlu dipikirkan soal kecepatan dari mesin fotokopi itu sendiri. Kecepatan untuk mencetak 2 rim kertas jauh lebih efektif terpenuhi dengan mesin fotokopi berkecepatan 50-60ppm, sedangkan jika kurang dari 2 rim kertas per harinya, cukup dipenuhi dengan mesin fotokopi berkecepatan 20-30ppm. Contoh dari mesin fotokopi berkecepatan 50-60ppm misalnya saja mesin fotokopi bermerek Canon dengan tipe: IR5000i, IR6000i, IR5020 dan IR 6020 sedangkan untuk yang 20-30ppm dapat menggunakan mesin Canon IR2220i, IR3300i dan IR3320.
---------------------------------------------------------------------------------
